Cancellazione di società: i libri sociali vanno depositati al registro imprese

In caso di cessazione della società, i libri sociali devono essere necessariamente depositati al registro delle imprese: Il Mise si è espresso in tal senso nella nota protocollo n. 0106345 del 13 aprile 2021, dichiarando come incompatibili con la disciplina vigente diverse prassi degli uffici locali che permettevano alle società cessate di conservare in luoghi diversi tali documenti. 

A seguito di tale interpretazione tuti gli uffici torneranno a rendere applicabili regole più rigorose, imponendo ai liquidatori la consegna dei libri sociali al competente ufficio del Registro Imprese. 

 

Il chiarimento

La questione posta all’attenzione del Ministero dello sviluppo economico (Mise) è la seguente: un liquidatore di una società a responsabilità limitata, a chiusura della liquidazione, non procede al deposito, presso la CCIAA di competenza, dei libri sociali ex articolo 2496, cod. civ.. Tale disposizione impone infatti il deposito dei libri sociali e la conservazione per 10 anni, in modo tale che chiunque possa esaminarli. 

Al contrario, il liquidatore ha dichiarato di custodirli personalmente o presso altra sede (prassi ammessa da diversi uffici del registro delle imprese), con la conseguenza che la Cciaa non è depositaria di tali documenti nemmeno in modalità informatica. 

Il liquidatore, in particolare, interroga il Mise circa il comportamento da tenere nell’ipotesi che un soggetto intenda procedere alla disamina dei libri sociali; in tale situazione, il liquidatore, in prima persona, è obbligato a renderli ostensibili a chiunque lo richieda? 

 Sul punto si esprime il Mise criticando alla radice l’impostazione descritta: la prassi di consentire la conservazione dei libri sociali di società cessate in luoghi e presso soggetti diversi dall’ufficio del registro delle imprese territorialmente competente è da ritenersi incompatibile con il vigente quadro normativo, che invece come detto ne impone il deposito. 

Secondo quanto già affermato nella circolare n. 3668/C del 27 febbraio 2014, al momento della cancellazione, le società di capitali sono tenute a dichiarare, ai sensi dell’articolo 2496, cod. civ., gli estremi del deposito dei libri sociali presso l’ufficio del registro delle imprese, ovvero l’intenzione di procedere con separato adempimento.