La Fatturazione Elettronica

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA DAL 01 GENNAIO 2019

Informativa a supporto della clientela Clarity Group

Come previsto dalla legge 205/2017 a decorrere dal 1 gennaio 2019, tutti i soggetti IVA saranno obbligati ad emettere e ricevere le fatture nella nuova modalità elettronica. Ad oggi la scadenza resta confermata, con notevole impatto sull’organizzazione amministrativa.

Clarity Group ha compiuto, per adeguarsi alla rivoluzione tecnologica in atto, importanti investimenti in supporti informatici, strutturali e di staff, tali da sopperire all’inevitabile aumento e cambiamento delle modalità operative a seguito dell’introduzione dei nuovi obblighi operativi.

Proponiamo quindi di seguito una breve guida per capire come affrontare questo nuovo adempimento e come Clarity Group intenda supportare in vari modi i Clienti con un approccio personalizzato:

 

1) Cosa si intende per fattura elettronica

Dal 2019 obbligatoriamente per predisporre le fatture sarà necessario adottare il nuovo formato informatico XML (Extensible Markup Language), utile alla trasmissione ed al recapito al cliente, a norma di legge, per via telematica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). L’invio tradizionale della fattura cartacea o in PDF rimarrà obbligatorio per i clienti senza partita IVA, mentre per gli altri rimarrà una cortesia senza valore legale. La fattura per avere valore legale dovrà transitare attraverso il sistema di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate.

2) Soggetti obbligati ad emettere le fatture in formato elettronico

Il nuovo obbligo interessa tutti i titolari di partita IVA, residenti sul territorio italiano, per le operazioni intercorrenti con altri soggetti italiani (comprese le operazioni verso le persone fisiche, privati inclusi). L’obbligo riguarda sia le prestazioni di servizi, che le cessioni di beni.

Sono esclusi da tale obbligo:

  1. Le operazioni effettuate da o nei confronti di soggetti non residenti e non stabiliti in Italia. Queste operazioni potranno continuare ad essere documentate, mediante fattura cartacea o elettronica (anche non in formato XML) e nella generalità dei casi saranno oggetto della nuova comunicazione mensile delle operazioni transfrontaliere “esterometro”.
  2. Le operazioni effettuate dai soggetti che si avvalgono del regime di vantaggio (contribuenti minimi) o del regime “forfettario”.

 

3) Richiesta indirizzo del destinatario (PEC o codice destinatario)

Si consiglia di inviare una specifica comunicazione ai propri clienti (è possibile scaricare un FAC SIMILE cliccando sulle icone in basso), con la quale viene richiesto l’indirizzo del destinatario, consistente o nella propria PEC o nel “codice destinatario”, che dovrà essere indicato sulle fatture elettroniche da emettere a decorrere dal prossimo 01/01/2019.

Tale comunicazione è quindi inviata su esclusiva iniziativa del soggetto interessato (cedente / prestatore) al fine di aggiornare le proprie anagrafiche “interne” che saranno utilizzate per l’emissione delle fatture elettroniche.

Scarica FAC SIMILE in formato .doc

Scarica FAC SIMILE in formato .docx

Scarica FAC SIMILE in formato .rtf

4) Creazione di una fattura elettronica

Le possibilità sono sostanzialmente tre:

  1. a) per chi utilizza un gestionale interno sarà necessario contattare la propria softwarehouse per ricevere gli adeguati aggiornamenti che renderanno automatica la creazione del file in formato XML;
  2. b) chi invece non utilizza un gestionale interno, per l’emissione delle fatture, ma le compila attraverso programmi come Word o Excel, dovrà munirsi di programmi appositi che saranno in grado di generare un file in formato XML.
  3. c) utilizzando i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Al fine di potersi avvalere di queste procedure è peraltro necessario richiedere un previo accreditamento al Fisconline o ad Entratel, che attiva il canale telematico con il soggetto trasmittente e associa allo stesso un codice alfa-numerico di 7 cifre (codice destinatario).

Sconsigliamo tale modalità per volumi di lavoro anche modesti, dopo averne valutato l’impatto organizzativo.

 

5) Trasmissione della fattura elettronica

Una volta creato il file in formato XML, il soggetto emittente, oltre all’invio al proprio cliente in formato tradizionale (per cortesia), deve trasmettere la fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SDI).

Per l’invio della fattura elettronica sarà necessario chiedere ai propri clienti alternativamente:

– il codice destinatario (Codice Univoco);

– oppure la PEC.

 

Date le premesse, per assistervi nella scelta della modalità operativa che meglio si adatta alle vostre esigenze, abbiamo ipotizzato diverse casistiche.

Clarity group ha instaurato una collaborazione ad hoc con il proprio partner informatico Team System S.p.A. azienda che opera da anni tra i principali attori nel mercato dei software per aziende, con particolare riguardo ai software dedicati ai commercialisti.

Saremo quindi in grado di offrire ai nostri Clienti una valida alternativa alle comuni softwarehouse, che, a seconda della tipologia di organizzazione interna potrà offrire diverse soluzioni operative.

Gli scenari che con più probabilità si presenteranno saranno i seguenti:

  1. Cliente senza gestionale interno o con gestionale che non genera la fatturazione elettronica:
    • Lo studio si fa carico della predisposizione, invio e conservazione della fatturazione attiva (modalità sconsigliata per l’onerosità del servizio);
    • Fatturazione attiva attraverso il portale di fatture in cloud (www.fattureincloud.it), dove ogni cliente potrà predisporre in autonomia le proprie fatture, trasformarle in formato XML ed inviarle al Sistema di Interscambio.
    • Fatturazione passiva: Clarity Group vi fornirà un Codice Destinatario, che comunicherete ai vostri fornitori. In questo modo il Sistema di Interscambio recapiterà le vostre fatture direttamente all’interno del software, cosicché potremo procedere direttamente alla contabilizzazione senza alcun ulteriore adempimento da parte vostra nel reperimento/consegna dei documenti.
  2. Cliente con gestionale interno che genera, ma non invia la fattura elettronica allo SDI:
    • Si ritiene siano casi residuali; nel caso lo studio dovrà caricare sul portale fornito dalla TeamSystem i file XML da Voi creati all’interno del Vostro gestionale e trasmetterli al Sistema di Interscambio;
    • Fatturazione passiva: Clarity Group vi fornirà un Codice Destinatario, che comunicherete ai vostri fornitori. In questo modo il Sistema di Interscambio recapiterà le vostre fatture direttamente all’interno del software, cosicché potremo procedere direttamente alla contabilizzazione senza alcun ulteriore adempimento da parte vostra nel reperimento/consegna dei documenti.
  3. Cliente con gestionale interno che genera e invia la fattura elettronica allo SDI:
    • Il vostro gestionale vi rende completamente autonomi nell’invio delle fatture elettroniche, pertanto non avete bisogno di alcun supporto da parte di Clarity Group nella gestione del nuovo adempimento sul lato attivo.
    • Fatturazione passiva: La vostra softwarehouse vi fornirà un Codice Destinatario, che comunicherete ai vostri fornitori.
  4. Cliente senza gestionale che utilizzerà solamente i servizi dell’Agenzia delle Entrate:
    • Ad oggi è una scelta che sconsigliamo in quanto risulta difficile anche la consultazione delle fatture passive.

 

6) Conservazione           

Aspetto fondamentale e assolutamente da non trascurare sussiste nella conservazione delle fatture generate in formato elettronico, sia attive che passive. Vi consigliamo pertanto di verificare, qualora non utilizziate software Teamsystem, che oltre alla predisposizione e all’invio della fattura elettronica, il Vostro software fornisca anche un’adeguata conservazione a norma di legge.

Tale obbligo comporta evidentemente costi da sostenere per gli applicativi, ma numerosi vantaggi in termini di risparmio per la cancelleria, di tempi di archiviazione, di volumi di spazio da destinare allo stoccaggio della documentazione contabile/fiscale, di sovrastrutture informatiche di sicurezza, ecc..

Si stima che dotandosi degli opportuni strumenti tecnologici si possa comunque ottenere un buon risparmio complessivo, oltre che una maggiore tutela in termini di sicurezza informatica.

Si segnala inoltre che la nostra softwarehouse offre soluzioni personalizzate per ogni particolare esigenza (gestione corrispettivi, magazzino, ecc.): nel caso vi forniremo i contatti dei responsabili commerciali.

Scarica la guida completa alla fatturazione elettronica

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