Fatture Elettroniche Emesse e Ricevute nell’anno 2019: scade il 10/03/2021 il termine ultimo per la conservazione elettronica sostitutiva

Si ricorda che tra i diversi adempimenti cui sono chiamati i contribuenti vi è l’obbligo di conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2019 entro il 10 marzo 2021. 

La normativa infatti prevede che la conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute sia effettuata annualmente entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi riferite al medesimo periodo d’imposta (con riferimento all’anno 2019 il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi è stato posticipato al 10 dicembre 2020 e pertanto il termine ultimo per la conservazione sostituiva è il 10 marzo 2021).

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche può essere affidata:

  • ad un soggetto terzo certificato (tipicamente una società di software) che disponga delle adeguate infrastrutture e capacità tecniche;
  • all’Agenzia delle Entrate attraverso l’attivazione dell’apposito servizio dedicato di conservazione, che si ricorda deve essere rinnovato ogni tre anni.

Si evidenzia che, sia con servizio affidato a terzi che affidato all’Agenzia delle Entrate, nel caso in cui la data di trasmissione del documento abbia data inferiore o uguale alla data di adesione al servizio di conservazione elettronica sostitutiva, il sistema non porta in automatico in conservazione tali fatture emesse o ricevute e pertanto sarà necessario attivarsi per richiedere la conservazione di tali documenti.

Nel caso ci si appoggi a soggetti terzi si rende necessario contattare il proprio fornitore del servizio al fine di verificare la corretta conservazione di tutti i documenti, mentre se si utilizza il servizio dell’Agenzia delle Entrate si dovranno utilizzare le apposite funzioni messe a disposizione dalla stessa all’interno del portale online “Fatture e Corrispettivi”.

I documenti informatici dei quali è prescritta la conservazione per legge sono conservati “in modo permanente con modalità digitali”, nel rispetto delle norme e delle regole tecniche stabile dal D.M. 17 giugno 2014 e dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Tali regole prevedono l’attuazione di procedure in grado di:

  • garantire la conformità ai documenti originali;
  • assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti conservati.

Per le fatture elettroniche emesse e ricevute in un esercizio è previsto l’obbligo della conservazione sostitutiva per la durata di 10 anni, ed in particolare le stesse devono essere obbligatoriamente conservate in formato elettronico (secondo le normative sopra menzionate) e non cartaceo.

La mancata conservazione sostitutiva delle stesse non permette l’esibizione nel giusto formato (elettronico) ed è pertanto sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali ed il mancato adempimento non dà diritto al contribuente di avvalersi ai fini accertativi dell’esibizione dei documenti non conservati a norma. 

La conservazione sostitutiva consiste quindi nella conservazione elettronica del documento che, attraverso la marcatura dello stesso, conferisce un valore legale al documento informatico.

 

Altri documenti fiscali diversi dalle fatture elettroniche

Anche il processo di conservazione sostitutiva degli altri documenti fiscali diversi dalle fatture elettroniche (ad esempio registri contabili) relativi all’esercizio 2019 dovrà essere concluso entro il termine del 10 marzo 2021.